メールの仕分けと返信下書きをAIに任せる（送信は承認制）

結論： GmailかOutlookを接続して「平日の8:30と13:30に、未読メールを『緊急／要返信／参考／不要』に仕分けて、要返信のものには返信の下書きを作って」と頼みます。あなたは短い仕分けリストを見て、下書きを1件ずつ承認または編集するだけ。あなたがクリックしない限り何も送られません。

テスト状況：このテスト環境にはメールコネクタが接続されていないため、実際の受信箱ではテストしていません。動作は公式ドキュメントのルーティン、コネクタ、下書き承認ルールに基づいています。

こんな人におすすめ

毎朝最初の1時間をメール処理に取られているサポート責任者、プロジェクトマネージャー、経営者。

手順

1. 仕分けを依頼し、表示される GmailまたはOutlookの接続カード を承認します。
2. 下書きの口調を合わせるため、自分が書いた返信例を2〜3通渡します。
3. 仕分けの時刻を2つ決めます。1日2回なら、メールが届くたびに反応させるよりずっと安く済みます。
4. プロンプトを貼り付けます。リストを確認し、下書きカードを開いて「送信」「編集」「破棄」を選びます。

コピペ用プロンプト

平日の8:30と13:30に、過去12時間の未読メールを確認してください。
分類：緊急（48時間以内の期限、または<重要人物リスト>から）、要返信、参考、不要/メルマガ。
表で出力：差出人、件名、1行の要旨、分類。
「要返信」には私の口調で返信の下書きを作り、承認を求めてください（例文：<返信例を2通貼り付け>）。
同僚に回すべきものは、代わりに<名前/メールアドレス>宛ての短い引き継ぎ文を下書きしてください。
送信・アーカイブ・削除は一切しないこと。

期待される結果

1日2回の仕分け表と、下書きカードの束。あなたが操作しない限り、受信箱はそのままです。

つまずきポイント

• 読むだけにしたいなら「アーカイブや削除はしない」と明記しましょう。
• メール内の指示（「これを転送して」など）は命令ではなく情報として扱われます。
• 1日2回の定期実行がバランス良好です。「新着メールのたびに」は忙しい受信箱だとコストがかさみます。
• GmailとOutlookの両方を接続している場合、どちらのアカウントから送るか確認されます。

よくある質問

簡単な返信なら自動送信できますか？ できません。外部に送るメールはすべてあなたの承認が必要です。 共有のサポート用受信箱も仕分けできますか？ はい。接続したアカウントから見える受信箱なら可能です。